Telefonkonferenzen richtig moderieren

von | 5.04.2020 | Arbeitsmaterial, Führungskräfte

Bild von Peggy und Marco Lachmann-Anke auf Pixabay

Zusammenfassung

Telefonkonferenzen stellen an eine Moderation andere Ansprüche als Präsenz-Veranstaltungen. Beachten Sie die folgenden Hinweise und genießen Sie eine effiziente Konferenz.

So wird Ihre Telefonkonferenz ein Erfolg

  • Bedenken Sie vor Ihrer Teilnahme, dass Sie Zeit benötigen, um sich in die Konferenz einzuwählen. Wollen Sie pünktlich erscheinen, sollten Sie die Möglichkeit in Erwägung ziehen, dass Sie sich verwählen könnten und einen weiteren Versuch benötigen.
  • Soll über ein bestimmtes Dokument gesprochen werden, sollte es geöffnet oder ausgedruckt vor Ihnen liegen.
  • Sind mehrere Teilnehmer dabei, hilft Ihnen eine Teilnehmerliste dabei, den Überblick zu bewahren.
  • Sofern sich die Teilnehmer nicht kennen, ist eine Vorstellung notwendig. Dabei bestimmen Sie als Moderator die Reihenfolge der Redner. Bedanken Sie sich für den Beitrag und nennen Sie die Person, die als nächstes dran ist.
  • Ergänzend dazu geben Sie den Hinweis, dass derjenige, der in der Konferenz etwas sagt, seinen Namen als erstes nennt, damit der Beitrag von den anderen Teilnehmern der richtigen Person zugeordnet werden kann.
  • Als Moderator haben Sie sensible Ohren dafür, wer etwas sagen möchte, beispielsweise ansetzt und sich dann zurücknimmt, um einen anderen Teilnehmer aussprechen zu lassen. Diesem Teilnehmer erteilen Sie als nächstes das Wort.
  • Akustische – manchmal technische – Störungen werden sofort angesprochen und beseitigt – auch, wenn das die Neueinwahl aller Teilnehmer bedeutet. Es ist wichtig, dass alle Teilnehmer allen Beiträgen störungsfrei folgen können.
  • Zehn Minuten vor Ende der Konferenz weisen Sie auf die Zeit hin und erarbeiten gemeinsam mit den Teilnehmern die weiteren Schritte.
  • Zum Schluss fragen Sie die Teilnehmer einzeln in einer von Ihnen festgelegten Reihenfolge ab, ob noch etwas zu berücksichtigen sei; noch wichtige Hinweise gegeben werden müssen.
  • Bedanken Sie sich bei allen für die gut geführte Diskussion.

Grundsätzlich gilt – auch für Sie als Moderator und noch mehr als Führungskraft: Schweigen an der richtigen Stelle kann Wunder bewirken.

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